Las empresas de eventos y MICE gestionan cientos de asistentes, sponsors y proveedores con hojas de cálculo y emails manuales. El resultado: registros duplicados, sponsors sin seguimiento y métricas de ROI inexistentes. HubSpot automatiza cada punto de contacto del ciclo de tu evento, desde la captación hasta la fidelización post-edición.
Reconoce estos síntomas en tu organización: son señales de que necesitas HubSpot
Las inscripciones llegan por formularios, email y teléfono y alguien las introduce manualmente en una hoja de cálculo. Los errores, duplicados y confirmaciones tardías generan una mala primera experiencia con tu evento y aumentan las bajas.
La captación de patrocinadores se gestiona con emails sueltos y sin visibilidad del estado de cada negociación. Sin un pipeline, el equipo comercial no sabe qué sponsors están en fase de propuesta, cuáles necesitan seguimiento urgente y cuáles van a renovar.
Los emails de confirmación, recordatorios, instrucciones de acceso y agradecimientos post-evento se envían de forma manual uno a uno. Con cientos de asistentes, esto consume horas y genera errores que dañan la imagen de tu organización.
Tu empresa participa en ferias y congresos del sector, recoge cientos de tarjetas y escanea badges, pero el 80% de esos contactos nunca reciben seguimiento comercial. Cada evento es una inversión sin retorno medible.
No puedes demostrar a clientes y sponsors el retorno real de su inversión en el evento porque no tienes datos estructurados de conversión, alcance e impacto. Esto dificulta la renovación de contratos y la captación de nuevos patrocinadores.
Tienes miles de contactos de ediciones anteriores pero todos en un mismo listado sin etiquetar por tipo de asistente, sector, nivel de interés o historial de participación. No puedes personalizar las comunicaciones ni identificar a los asistentes VIP para tratarlos diferente.
De la captación de asistentes a la fidelización post-evento: HubSpot automatiza todo el ciclo
Conecta tu plataforma de registro con HubSpot para que cada inscripción genere automáticamente un contacto con toda la información relevante. Los workflows envían confirmaciones inmediatas, añaden al asistente a la lista correspondiente y activan la secuencia de comunicaciones pre-evento sin intervención manual.
Gestiona toda la cartera de patrocinadores en un pipeline visual con etapas personalizadas: prospección, propuesta enviada, negociación, contrato firmado y renovación. Cada sponsor tiene su historial completo, lo que facilita las renovaciones y demuestra el valor acumulado de la relación.
Diseña una vez las secuencias de email para cada tipo de asistente: confirmación de registro, recordatorio 7 días antes, instrucciones el día anterior, agradecimiento post-evento, encuesta de satisfacción y llamada a la acción para la próxima edición. Todo automático.
Importa los contactos recogidos en ferias y activa automáticamente secuencias de seguimiento personalizadas según el perfil e interés de cada lead. Nada queda en el olvido: HubSpot rastrea cada interacción y alerta al comercial cuando el lead está listo para avanzar.
Crea dashboards que muestren en tiempo real el número de registros, tasa de conversión de asistentes a clientes, ingresos generados atribuibles al evento y valor de los contratos de patrocinio. Usa estos datos para justificar la inversión y negociar mejores condiciones con sponsors.
Etiqueta a cada contacto por tipo de asistente (ponente, sponsor, visitante, prensa), sector profesional, historial de participación y nivel de engagement. Envía comunicaciones ultra-personalizadas que multiplican las tasas de apertura y conversión en cada nueva edición.
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Sí. HubSpot es una excelente opción para organizadoras de eventos, agencias MICE y gestoras de congresos. Permite centralizar la base de datos de asistentes, automatizar comunicaciones pre y post evento, gestionar el pipeline de patrocinadores y medir el ROI de cada evento. Su integración con herramientas de registro y ticketing lo convierte en el hub central de toda la operación.
HubSpot se integra con plataformas de registro como Eventbrite, Cvent o formularios propios para capturar automáticamente los datos de cada inscripción. A partir de ese momento, activa workflows automáticos: confirmación de registro, recordatorios previos al evento, instrucciones de acceso, encuesta de satisfacción post-evento y seguimiento de conversión para futuras ediciones.
Absolutamente. Con HubSpot puedes crear un pipeline de patrocinadores con etapas personalizadas: prospección, propuesta enviada, negociación, contrato firmado y renovación. Cada sponsor tiene su historial completo de patrocinios anteriores, comunicaciones y valor aportado, facilitando la renovación y la captación de nuevos patrocinadores para cada edición.
HubSpot registra todos los leads generados en el evento, su origen, las interacciones posteriores y los deals cerrados atribuibles a ese evento. Los dashboards de atribución de ingresos permiten calcular con precisión el retorno de cada evento: cuántos asistentes se convirtieron en clientes, cuánto ingreso generaron y en qué plazo de tiempo.
Para la mayoría de empresas de eventos y agencias MICE, el plan HubSpot Marketing Hub Professional (desde 880 EUR/mes) ofrece las automatizaciones, segmentaciones y herramientas de análisis necesarias. Si el foco es solo la gestión comercial de sponsors, el Sales Hub Starter o Professional puede ser suficiente. GrupoCRM realiza un diagnóstico gratuito para determinar el plan óptimo para tu negocio.
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