Tu CRM tiene el mismo contacto tres veces con distintos emails, empresas sin asociar a ningún contacto, propiedades a medias y datos que no cuadran con la realidad. Cada vez que alguien exporta una lista, toca descartar manualmente la mitad. Tus informes mienten y tu equipo de ventas no fía del sistema. Un CRM con datos sucios es peor que no tener CRM. El Bombero de HubSpot entra, audita tu base de datos, fusiona duplicados sin perder información y configura las reglas para que no vuelva a pasar.
Si te identificas con alguno de estos problemas, no estás solo. Los vemos cada semana y sabemos cómo solucionarlos.
El mismo cliente aparece dos, tres o más veces con ligeras variaciones en el nombre, el email o el teléfono. Las importaciones de ficheros Excel, los formularios web sin deduplicación y la entrada manual de datos son las principales fuentes de este caos. El resultado es que tu equipo llama al mismo lead varias veces, los emails se envían por duplicado y tus métricas están infladas artificialmente.
Tienes cientos o miles de contactos flotando en HubSpot sin ninguna empresa asignada, y empresas sin un solo contacto asociado. Esto rompe completamente la visión de cuenta: no puedes ver quién trabaja en cada empresa, no puedes hacer account-based marketing y tus informes por empresa no reflejan la realidad. Identificamos, asociamos y limpiamos todas las relaciones huérfanas.
El campo "Sector" tiene 47 valores distintos para referirse a las mismas 8 industrias. Los teléfonos están en diez formatos diferentes. El país aparece como "España", "Spain", "ES" y "esp" indistintamente. Esta inconsistencia hace imposible segmentar bien, genera errores en las automatizaciones y produce informes infiables. Normalizamos y estandarizamos todas las propiedades críticas de tu CRM.
Alguien importó un Excel sin revisar el mapeo de columnas y ahora el teléfono está en el campo de dirección, el cargo en el campo de empresa y hay propiedades custom que se crearon por error durante la importación. Estas importaciones chapuceras contaminan toda la base de datos y son difíciles de revertir si no se actúa a tiempo. Auditamos el histórico de importaciones y corregimos todos los errores de mapeo acumulados.
Cada vez que alguien rellena un formulario en tu web, HubSpot crea un nuevo contacto aunque ya exista uno con ese email, porque la lógica de deduplicación no está bien configurada o porque el campo de email no es obligatorio. Los formularios mal diseñados también capturan datos en campos equivocados o permiten valores de texto libre que generan inconsistencias automáticamente. Revisamos y corregimos todos tus formularios activos para que sean una fuente de datos limpia.
No hay convenciones de nomenclatura, no hay validaciones en los campos y cada miembro del equipo introduce los datos como le parece. El resultado es un CRM en el que nadie confía, donde las búsquedas no devuelven resultados fiables y las automatizaciones fallan porque los datos de entrada no cumplen las condiciones esperadas. Establecemos estándares claros, configuramos las validaciones posibles en HubSpot y creamos una guía de uso para tu equipo.
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Analizamos en profundidad el estado de tu base de datos: volumen de duplicados, fuentes de contaminación, propiedades inconsistentes, registros sin asociar y calidad general de los datos. Usamos tanto las herramientas nativas de HubSpot como análisis externos para darte un diagnóstico completo antes de tocar nada. Te entregamos un informe detallado con todos los problemas detectados y priorizados por impacto.
Ejecutamos el plan de limpieza acordado: fusionamos duplicados preservando el historial completo de actividad, notas y emails; normalizamos propiedades críticas; corregimos importaciones mal mapeadas; asociamos contactos huérfanos a sus empresas y estandarizamos los datos según las convenciones de tu negocio. En los casos complejos hacemos revisión manual para garantizar que no se pierde ningún dato relevante.
Configuramos las reglas de deduplicación nativas de HubSpot, activamos las funcionalidades de Operations Hub para la limpieza automática de datos en tiempo real, revisamos el mapeo de todos los formularios y fuentes de importación y formamos a tu equipo en las buenas prácticas para mantener la base de datos limpia a largo plazo. Un CRM limpio hoy puede mantenerse limpio si se configura bien desde el principio.
Dato: Según GrupoCRM, el 65% de los portales de HubSpot en España tienen más de un 20% de contactos duplicados o con datos inconsistentes.
Dato: Una base de datos limpia mejora la tasa de apertura de emails en un 30-40% y reduce los rebotes duros de forma significativa.
Ofrecemos limpieza de datos HubSpot en toda España: Madrid, Barcelona, Valencia, Sevilla, Bilbao, Málaga y Zaragoza.
Resolvemos las dudas más comunes de empresas con datos duplicados o sucios en HubSpot
HubSpot ofrece una herramienta nativa de gestión de duplicados en Contactos y Empresas, pero solo identifica coincidencias obvias por email o nombre. La realidad es que la mayoría de los portales tienen muchos más duplicados de los que la herramienta detecta: contactos con distintos emails, empresas con nombres ligeramente diferentes o registros importados varias veces. En GrupoCRM realizamos una auditoría completa que va mucho más allá de la herramienta nativa, cruzando datos por teléfono, dominio web, nombre de empresa y combinaciones de campos para darte una imagen real del problema.
Sí, pero hay que hacerlo con cuidado. HubSpot permite fusionar registros manteniendo el historial de actividad, notas, emails y propiedades del registro que elijas como principal. El riesgo está en fusionar masivamente sin revisar qué información queda y cuál se descarta, ya que algunas propiedades pueden sobreescribirse incorrectamente. En GrupoCRM definimos reglas claras de fusión antes de ejecutar cualquier limpieza masiva, garantizando que no se pierde ni un dato relevante para tu equipo de ventas.
Depende del volumen de registros y el grado de desorden de tu base de datos. Para portales con menos de 10.000 contactos, una limpieza completa suele llevar entre una y dos semanas. Para bases de datos más grandes o con múltiples problemas acumulados, el proceso puede extenderse a tres o cuatro semanas. Lo importante es hacerlo bien y no con prisas: una limpieza apresurada puede crear nuevos problemas. En GrupoCRM siempre empezamos con una auditoría que nos permite darte una estimación realista antes de comenzar.
La prevención es tan importante como la limpieza. Las principales medidas son: configurar correctamente las reglas de deduplicación nativas de HubSpot, usar Operations Hub para estandarizar datos en tiempo real, revisar el mapeo de todos los formularios y fuentes de importación, y establecer convenciones de nomenclatura para tu equipo. En GrupoCRM no solo limpiamos tu base de datos, sino que configuramos los mecanismos necesarios para que los duplicados no vuelvan a acumularse, y formamos a tu equipo en las buenas prácticas de entrada de datos.
El coste depende del volumen de registros, el número de fuentes de datos y la complejidad del portal. Ofrecemos una auditoría inicial gratuita donde evaluamos el alcance del problema y te damos un presupuesto cerrado sin sorpresas. Ten en cuenta que una base de datos limpia no solo mejora la experiencia de tu equipo: también impacta directamente en la efectividad de tus campañas de email, la fiabilidad de tus informes y la eficiencia de tus automatizaciones. El coste de no limpiar suele ser mucho mayor que el de hacerlo.
Cuéntanos la situación de tus datos en HubSpot y te ayudamos a limpiarlos y ordenarlos
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